Le Jargon de Base : Les Incontournables
Le Brief : Là où tout commence !
Un brief est le point de départ de tout projet événementiel. Il s’agit d’un document dans lequel le client nous transmet les informations essentielles concernant l’événement qu’il souhaite organiser : objectifs, public cible, contraintes budgétaires, calendrier, valeurs, classification des points les plus importants pour lui… Le brief est la base sur laquelle toute l’organisation sera construite. C’est grâce à ce document que l’équipe de Jo Care Events commence à imaginer, concevoir et structurer l’événement à venir.
Brainstorming : La Créativité à l’Honneur
Une fois le brief en main, il est temps de se rassembler pour brainstormer ! Ce moment est crucial car il permet à l’équipe de poser toutes les idées sur la table, des plus classiques aux plus farfelues. C’est dans notre bureau que naissent nos idées pour vos événements. L’objectif ? Trouver la meilleure manière d’incarner le projet et de marquer les esprits !
Le Rooming : Ne Pas Négliger les Détails
Lorsqu’un événement implique des déplacements, il est essentiel de bien gérer les souhaits du client pour lui trouver le lieu idéal afin qu’il effectue sa réservation en toute quiétude. Voici quelques termes à connaître :
- Chambre Single : Une chambre pour une personne, généralement équipée d’un lit double.
- Chambre Double : Une chambre partagée par deux personnes avec un lit double.
- Chambre Twin : Une chambre partagée par deux personnes, mais avec deux lits simples séparés.
Ces distinctions permettent d’éviter les malentendus et de garantir le confort des invités.
Le Timing : Le Secret d’un Événement Réussi
Deadline : L’Échéance Implacable
Le secteur de l’événementiel est un monde où chaque minute compte. La deadline est l’échéance à respecter pour finaliser une tâche ou un projet. Chez Jo Care, nous savons que les délais sont votre priorité, et nous livrons des propositions d’événements dans les temps, sans jamais compromettre la qualité.
Check-List : Ne Rien Oublier
La check-list est un outil indispensable pour tout événement. Elle répertorie toutes les tâches à accomplir avant, pendant et après l’événement. Grâce à elle, notre équipe s’assure de ne négliger aucun détail et que chaque étape du projet soit parfaitement prise en charge.
Les Types d’Événements : Un Vocabulaire Spécialisé
L’événementiel regroupe différents types d’événements, chacun avec des objectifs spécifiques. Voici quelques termes que vous entendrez souvent dans nos projets :
- Incentive : Un événement conçu pour motiver ou récompenser des équipes, des partenaires ou des collaborateurs. Il peut s’agir d’un voyage ou d’une activité ou le collectif est de mise (par exemple une sortie en mer tous ensemble sur la même embarcation, une forte symbolique). L’objectif ? Renforcer l’engagement et stimuler la performance.
- Roadshow : Un événement itinérant, organisé dans plusieurs villes, pour promouvoir un produit ou rencontrer des clients. C’est un excellent moyen de toucher un large public.
- Team Building : Des activités ludiques destinées à renforcer la cohésion au sein des équipes. Chez Jo Care Events, nous organisons des activités de team building originales et efficaces pour souder vos équipes autour d’objectifs communs.
- Séminaire : Un événement professionnel axé sur l’échange de savoirs et de compétences, souvent orienté vers la formation ou la réflexion académique.
Sur le Terrain : Organisation et Anticipation
Eductour : La Découverte Avant l’Événement
Un eductour est un moment privilégié où les organisateurs d’événements sont invités par des partenaires (salles de séminaire, lieux de réception, office de tourisme, etc.) à découvrir une destination ou un site. Cela permet à notre agence de mieux connaître les offres disponibles et de proposer les meilleures options à nos clients.
PAX : Les Participants à l’Événement
Le terme « pax » désigne les participants à un événement. Par exemple, on peut dire : « Combien de pax attendons-nous à cet événement ? » Ce terme est essentiel pour organiser la logistique, les repas et même les animations, en fonction du nombre d’invités.
Catering : Les Repas et Boissons
Le catering désigne la prestation de restauration pour les équipes techniques et nos prestataires. Ils est important à prendre en compte afin que chaque intervenant puisse être dans de bonne condition de travail grâce à une restauration de qualité. Le catering est très souvent géré par le traiteur que nous aurons retenu pour votre évènement, en version plateau repas bien sûr.
L’Expérience Client et la Personnalisation
Reco : La Recommandation Personnalisée
Suite à l’analyse de vos besoins, nous recherchons dans notre base de données et vous recommandons un prestataire de confiance, sélectionné pour son expertise et sa capacité à répondre à vos attentes. Cette recommandation est faite sur la base de notre propre expérience ou de retours d’autres personnes de confiance ayant testé le prestataire en question, afin de garantir le succès de votre projet.
Feedback : L’Évaluation Post-Événement
À l’issue de chaque événement, le feedback est un moment clé. C’est l’occasion de recueillir les impressions des participants et du client pour identifier les points forts et les axes d’amélioration. Chez Jo Care Events, nous valorisons ce retour d’expérience pour ajuster nos offres et améliorer chaque événement. Votre avis est essentiel pour nous.
Les Petits Plus : Les Détails qui Font la Différence
Goodies : Offrir un Souvenir
Les goodies sont des petits cadeaux offerts aux participants, tels que des chapeaux, des tote bags ou des lunettes de soleil. Ces objets promotionnels permettent de prolonger l’expérience de l’événement tout en marquant les esprits.
Save the Date : L’Invitation Anticipée
Un save the date est un avis de pré-inscription envoyé bien avant l’événement, afin que les invités réservent la date dans leur agenda. C’est un moyen efficace de créer une attente et de garantir la présence de vos invités.